Tổng Hợp

Nếu muốn giải quyết công việc được hiệu quả và nhanh chóng, bạn cần phải có kế hoạch làm việc. Vậy kế hoạch làm việc là gì và làm cách nào để lập được một kế hoạch hiệu quả. Bài viết sau đây sẽ mách cho bạn những cách tối ưu nhất nhé!

Bạn hiểu như thế nào về kế hoạch làm việc?

Có thể hiểu đơn giản, kế hoạch làm việc là một bảng tài liệu tóm tắt các công việc và mục tiêu của một cá nhân hoặc một đội nhóm cần đạt được với các mục tiêu đã đề ra.

Dù bạn đã đi làm hay còn là học sinh, sinh viên thì việc lập kế hoạch rõ ràng cho công việc cũng sẽ giúp bạn có cách học tập, làm việc khoa học hơn. Kế hoạch làm việc giúp bạn phân chia công việc cho từng thành viên để giúp công việc dễ thực hiện và hoàn thành hơn.

Vai trò của việc lập kế hoạch làm việc chi tiết

Lập kế hoạch là một phương pháp làm việc tối ưu thời gian hiệu quả để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Kỹ năng lập kế hoạch sẽ mang đến cho bạn nhiều lợi ích:

  • Sắp xếp công việc một cách hợp lý theo trình tự logic để công việc không bị chồng chéo.
  • Giúp cá nhân và tổ chức ứng phó kịp thời được với các tình huống, sự cố bất ngờ.
  • Theo dõi, định hướng cho nhân viên và người quản lý cùng thực hiện để hoàn thành công việc.
  • Kế hoạch rõ ràng sẽ tránh được những trùng lặp gây ra lãng phí trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
  • Có thể dễ dành phối hợp với các nguồn nhân lực khác để thúc đẩy quá trình hoàn thiện công việc.
  • Các cá nhân của tổ chức nắm rõ được công việc của bản thân phải làm nên sẽ thực hiện hoá được mục tiêu trong khoảng thời gian ngắn nhất.
  • Hình thành nên các tiêu chuẩn để vận dụng trong quá trình kiểm tra để đưa ra giải pháp và quyết định đúng đắn nhất.

Các kỹ năng để lập kế hoạch làm việc hiệu quả

  • Xác định mục tiêu thực hiện

Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong kế hoạch làm việc. Xác định rõ được mục tiêu sẽ giúp bạn toàn tâm và tập trung cho công việc đó. Đừng đặt mục tiêu quá cao vì sẽ dễ tạo áp lực, lãng phí thời gian mà hiệu quả lại không cao.

  • Điểm mặt các nội dung công việc cần hoàn thành

Bạn cần trả lời các câu hỏi sau để xác định được nội dung công việc: công việc cần làm là gì?, cần chuẩn bị như thế nào để hoàn thành công việc?, nội dung cần hoàn thành?, nội dung nào có thể linh hoạt thay thế?, nguồn lực để hỗ trợ cho công việc là gì?

  • Ai là người thực hiện, khi nào và ở đâu?

Một bảng kế hoạch cần xác định rõ ai là người thực hiện. Người này phải có trình độ, phẩm chất, kỹ năng phù hợp với công việc được giao. Ngoài ra cũng cần xác định rõ, ai là người kiểm tra, hỗ trợ. Xác định thời hạn hoàn thành, hãy phân tích mức độ khẩn thiết và quan trọng của công việc ở những mốc thời gian cụ thể.

  • Các loại công việc khác nhau

Bạn cần phải xác định được các loại công việc trong bảng kế hoạch, việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau, tuỳ vào mức độ quan trọng và khẩn cấp.

  • Sắp xếp theo trình tự các công việc cần hoàn thành

Có nhiều cách để sắp xếp, nhưng bạn có thể ưu tiên sắp xếp theo trình tự thời gian, theo độ quan trọng và đối tượng thực hiện.

  • Tập trung trong suốt quá trình thực hiện công việc

Một trong những cách rèn luyện kỹ năng cho bạn đó là tập trung và nghiêm túc, nó sẽ giúp bạn thực hiện công việc được hiệu quả và tiết kiệm được thời gian nhiều hơn.

  • Linh hoạt trong việc xử lý các sự cố phát sinh khi thực hiện kế hoạch

Lý thuyết và thực tế luôn có sự khác biệt nhất định. Trong quá trình thực hiện, chắc chắn sẽ có những sự cố phát sinh, hãy chuẩn bị cho mình những phương án giải quyết khi có những phát sinh ngoài kế hoạch.

  • Thường xuyên kiểm tra các khâu trong kế hoạch

Để biết được tiến độ công việc được thực hiện đến đâu, hiệu quả ra sao hãy thường xuyên kiểm tra và đốc thúc những người tham gia thực hiện công việc đúng kế hoạch.

Một kế hoạch làm việc được chuẩn bị kỹ càng và chu đáo sẽ giúp bạn đánh giá được khách quan nhất chất lượng công việc theo từng giai đoạn cụ thể. Chính vì vậy, hãy rèn luyện cho mình kỹ năng lập kế hoạch khi làm việc để nâng cao kiến thức và đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc nhé!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *